Fluxo de caixa para pequenos negócios: como montar e como ler

Fluxo de caixa é a previsão de quanto dinheiro entra e quanto sai da empresa, dia a dia. Ele não mostra se você teve lucro: mostra se vai haver dinheiro na conta quando as contas vencerem.

São coisas diferentes, e confundi-las é o que derruba negócio lucrativo.

Lucro e caixa são a mesma coisa?

Não, e a diferença é o prazo.

Você vende R$ 10.000 em março, parcelado em 3 vezes no cartão. O lucro é de março. O dinheiro entra em abril, maio e junho — descontada a taxa da maquininha.

Se o fornecedor vence em 30 dias e o aluguel em 5, você pode ter tido um ótimo mês e não ter como pagar as contas. Empresa quebra por falta de caixa, não por falta de lucro.

O que entra no fluxo?

Entradas: vendas à vista, parcelas de cartão com a data real do repasse, cobranças a receber de clientes, aportes.

Saídas: fornecedores, folha e encargos, aluguel, impostos, energia, água, internet, taxas de maquininha, pró-labore.

A regra é registrar pela data em que o dinheiro se move, não pela data da venda ou da compra. Uma compra feita hoje para pagar em 60 dias entra no fluxo daqui a 60 dias.

Qual o horizonte certo?

Para negócio pequeno, de 30 a 90 dias, atualizado semanalmente.

Menos de 30 dias não dá tempo de reagir. Mais de 90 vira ficção: a previsão de venda de daqui a quatro meses erra tanto que o número deixa de ser útil.

Como leio um fluxo de caixa?

Três coisas, nessa ordem:

O saldo acumulado. A linha que soma tudo, dia a dia. Se ela cruza o zero em algum ponto, você tem uma data marcada com problema — e tem até lá para resolver.

Os dias de pico de saída. Quase toda empresa concentra pagamento nos dias 5, 10 e 20. Se a entrada é diluída e a saída é concentrada, o aperto é de calendário, não de faturamento.

A diferença entre previsto e realizado. Se você previu R$ 30.000 de entrada e entraram R$ 22.000, a previsão da semana que vem também está otimista.

O erro mais comum

Registrar a venda parcelada como entrada de uma vez, na data da venda.

Vende R$ 3.000 em 6 vezes e lança R$ 3.000 hoje. O fluxo mostra dinheiro que não existe, você se compromete com uma compra, e o aperto aparece no mês seguinte sem aviso.

Parcela é entrada na data da parcela, com o valor líquido — descontada a taxa da maquininha, que costuma ser de 2% a 4% no crédito.

E as contas que ainda nem venceram?

Entram, e é o ponto onde a planilha fica inviável. Manter à mão o que vence nos próximos 60 dias, com quem, de quanto, exige que cada compra e cada venda a prazo tenha sido registrada com data.

É por isso que fluxo de caixa funciona melhor quando nasce do próprio movimento — venda gera conta a receber, compra gera conta a pagar — em vez de ser digitado de novo numa planilha à parte.

Como reagir a um fluxo negativo

Na ordem de menor para maior custo:

• Renegociar prazo com fornecedor. Trinta dias a mais costuma custar menos que qualquer crédito.
• Antecipar recebível de cartão. Custa, mas é previsível.
• Adiantar cobrança de clientes com desconto à vista.
• Capital de giro no banco. É o mais caro, e por isso o último.

O importante é que qualquer uma dessas opções precisa de antecedência. Descobrir o buraco no dia é o que torna a alternativa cara a única disponível.

Como funciona no InsoftERP

No InsoftERP o fluxo de caixa nasce do movimento: a venda a prazo gera as contas a receber com as datas certas, a compra gera as contas a pagar, e o extrato por conta corrente mostra o saldo real.

As telas de contas a pagar e a receber filtram por período de vencimento, e o painel mostra recebimentos e pagamentos do dia junto do gráfico de entradas e saídas do ano — que é onde a sazonalidade do seu negócio aparece.