Como fazer inventário de estoque sem parar a loja

Dá para conferir o estoque inteiro sem fechar a loja um único dia. O método chama-se contagem cíclica: em vez de parar tudo uma vez por ano, você conta uma fatia do estoque por semana, o ano inteiro.

O inventário geral, com a loja fechada, continua tendo lugar — mas uma vez por ano, e não como única forma de saber o que você tem.

Por que o estoque fica errado?

Nenhum estoque se desajusta por um motivo só. Os mais comuns:

• venda registrada com produto trocado (dois itens parecidos, código diferente);
• entrada de mercadoria digitada com quantidade errada;
• perda, quebra e vencimento não registrados;
• devolução ao fornecedor sem baixa;
• consumo interno — o produto que foi usado na loja e ninguém deu baixa;
• furto.

Repare que só o último é crime. Os outros cinco são processo.

Como funciona a contagem cíclica

A ideia é dividir o estoque em grupos e contar um grupo por semana.

A divisão mais útil segue a curva ABC:

• Classe A — os produtos que representam a maior parte do faturamento. Conte uma vez por mês.
• Classe B — os intermediários. Conte a cada três meses.
• Classe C — a cauda longa, muitos itens e pouco valor. Conte uma vez por ano.

Assim o esforço vai para onde o erro custa caro. Errar 3 unidades no produto que vende 200 por mês importa; errar 3 no que vende 2 por ano, nem tanto.

Qual a hora certa de contar?

Fora do movimento, com a venda parada naquele grupo de produtos — não na loja inteira.

O melhor horário costuma ser antes de abrir. Contar com venda acontecendo é a origem da maioria das diferenças falsas: o produto é contado, vendido, e contado de novo por outra pessoa.

O passo a passo

1. Escolha o grupo e imprima a lista com os códigos, sem a quantidade do sistema. 2. Conte fisicamente e anote. A lista sem a quantidade esperada é proposital: ver o número do sistema induz a "encontrar" aquele valor. 3. Compare com o saldo do sistema. 4. Recontagem apenas dos itens com diferença — costuma ser menos de 10%. 5. Investigue as diferenças que sobraram antes de ajustar. 6. Ajuste o saldo, registrando o motivo.

O passo 5 é o que a maioria pula, e é o que faz o inventário valer a pena. Ajustar sem investigar conserta o número e mantém a causa.

O que fazer com as diferenças

Separe por tipo, porque cada uma tem tratamento:

Sobra num produto e falta em outro parecido — quase certamente troca de código na venda. Corrija o cadastro: nomes que se distinguem, códigos de barras separados.

Falta recorrente no mesmo produto — pode ser furto, mas também consumo interno não registrado. Vale checar o segundo antes de suspeitar do primeiro.

Sobra generalizada — entrada lançada duas vezes, ou venda sem baixa.

Com que frequência?

Contagem cíclica: semanal, um grupo por vez.

Inventário geral: uma vez por ano, idealmente perto do fechamento do exercício, porque o contador vai precisar do saldo.

Empresa que faz cíclica bem feita chega no inventário geral com quase nenhuma diferença — e aí ele vira conferência, não descoberta.

Como funciona no InsoftERP

O InsoftERP registra cada movimento de estoque com origem, data e responsável — venda, compra, ajuste — então a investigação de uma diferença começa com a lista do que aconteceu com aquele produto.

Há tela de inventário para acerto de saldo, relatório de produtos abaixo do estoque mínimo e controle por grade, para quem trabalha com tamanho e cor. A entrada de mercadoria pode vir do XML da nota do fornecedor, o que elimina a digitação de quantidade — que é onde nasce boa parte do erro.