Carta de correção ou cancelamento de nota: qual usar em cada caso

A regra é curta: carta de correção serve para erro que não altera valor, imposto, data de emissão nem quem comprou. Qualquer outra coisa exige cancelamento — e cancelamento tem prazo apertado.

Errar essa escolha é o que mais gera problema com o contador no fechamento do mês.

O que a carta de correção pode consertar?

A CC-e, Carta de Correção Eletrônica, corrige informação complementar. Vale para:

• erro de digitação no nome do produto;
• endereço de entrega errado, desde que o destinatário seja o mesmo;
• dados do transportador e placa do veículo;
• informações complementares e observações;
• CFOP, desde que não mude a tributação nem a natureza da operação.

O que ela não pode?

A legislação é expressa. A carta de correção não pode alterar:

• valores, sejam de item, total, base de cálculo ou imposto;
• a data de emissão ou de saída;
• o remetente ou o destinatário;
• a descrição da mercadoria, quando muda o que foi vendido.

Errou em algum desses? Não existe correção. O caminho é cancelar e emitir de novo.

Qual o prazo de cada um?

Carta de correção: 720 horas, ou 30 dias, contados da autorização da nota. Pode ser emitida mais de uma vez, mas cada nova carta substitui a anterior — a última vale por todas, então repita o conteúdo das anteriores.

Cancelamento: 24 horas na maioria dos estados, contadas da autorização. Alguns estendem para 168 horas com multa. Passado o prazo, o cancelamento é recusado.

E se o prazo de cancelamento já passou?

Aí o caminho é a nota de devolução. Quem recebeu a mercadoria emite uma nota devolvendo; se o destinatário é pessoa física e não emite nota, o vendedor emite uma nota de entrada de devolução.

É mais trabalhoso, e o contador precisa saber. Por isso o hábito que mais evita dor de cabeça é conferir a nota antes de transmitir.

A NFC-e pode ser cancelada?

Pode, e o prazo costuma ser bem menor: 30 minutos na maioria dos estados, contados da autorização.

É pouco tempo de propósito — a NFC-e acompanha uma venda presencial, e a mercadoria já saiu com o cliente. Depois do prazo, o caminho é a devolução.

E se a nota nem chegou a ser autorizada?

Se a numeração foi consumida mas a nota não foi autorizada, existe a inutilização de numeração. Ela avisa a Sefaz de que aquela faixa de números não será usada.

Numeração faltando sem inutilização registrada é apontamento certo numa fiscalização.

Resumindo em três perguntas

Antes de decidir, responda:

• Mudou valor ou imposto? Se sim, cancelar.
• Mudou quem comprou? Se sim, cancelar.
• É erro de texto, endereço de entrega ou transporte? Carta de correção resolve.

Como fazer no InsoftERP

As três operações estão na tela da nota: carta de correção, cancelamento e inutilização de numeração. Cada uma registra o protocolo devolvido pela Sefaz, que é o que comprova a operação numa fiscalização.

O XML da carta e do cancelamento fica disponível para download junto com o da nota original — é o conjunto que o contador precisa.