Nota fiscal rejeitada: os erros mais comuns e como resolver cada um

Nota rejeitada não é nota emitida com erro: é nota que não existe. A Sefaz recusou antes de autorizar, então não há o que cancelar — basta corrigir a causa e transmitir de novo.

A boa notícia é que a rejeição vem com código e descrição, e a causa está quase sempre no cadastro, não na venda.

O que a mensagem de rejeição significa?

Toda rejeição traz um número de três dígitos e um texto. O número é o que interessa: ele identifica exatamente a regra que falhou, e a mesma rejeição vai se repetir até a causa ser corrigida.

Guarde o código. Repetir a transmissão sem mudar nada devolve a mesma resposta.

Rejeição 204 — duplicidade de NF-e

A Sefaz já tem uma nota com aquela chave. Normalmente acontece quando a transmissão anterior deu certo mas a resposta se perdeu por queda de conexão.

O que fazer: consulte a nota pela chave de acesso antes de reemitir. Se ela estiver autorizada, o trabalho está feito — é só trazer o retorno para o sistema.

Rejeição 539 — duplicidade com diferença na chave

Mesma numeração, conteúdo diferente. Costuma vir de emitir duas notas com o mesmo número em ambientes distintos, ou depois de restaurar um backup antigo.

O que fazer: avance a numeração da série no cadastro do emitente para um número acima do último autorizado.

Rejeição 778 — NCM inválido

O código NCM do produto não existe na tabela vigente. A tabela muda todo ano, e código que valia no ano passado pode ter sido extinto.

O que fazer: confira o NCM no portal da Receita e atualize no cadastro do produto. NCM tem 8 dígitos — código com 6, ou com ponto no meio, também é rejeitado.

Rejeição 610 — total difere do somatório dos itens

A soma dos itens não bate com o total declarado. Geralmente é arredondamento: desconto rateado entre itens com centavo sobrando.

O que fazer: confira desconto e frete. Se o sistema faz o rateio, o problema costuma estar num item com quantidade fracionada.

Rejeição 895 — CSOSN incompatível com o CRT do emitente

Empresa do Simples Nacional usando código de tributação de regime normal, ou o contrário.

O que fazer: empresa do Simples usa CSOSN, de quatro dígitos, começando com 1, 2, 4 ou 5. Empresa de lucro presumido ou real usa CST, de dois dígitos. Confira o CRT no cadastro do emitente e o código em cada produto.

Rejeição 209 — inscrição estadual inválida

A inscrição estadual cadastrada não confere com a que a Sefaz tem, ou está com situação irregular.

O que fazer: consulte a situação cadastral no portal do seu estado. Se estiver suspensa, nenhuma correção no sistema resolve — é preciso regularizar com a Sefaz.

Rejeição 215 — falha no schema XML

O arquivo não segue o layout esperado. Em sistema atualizado, quase sempre é caractere estranho num campo de texto: símbolo colado no nome do produto, quebra de linha na observação.

O que fazer: procure caracteres especiais nos campos de texto da nota, principalmente em nome de produto e observação.

Como evitar rejeição antes de acontecer?

Três hábitos resolvem a maioria:

• Emita em homologação primeiro. Cinco ou dez notas de teste mostram quase todos os erros de cadastro, sem gerar nota real.
• Trate o cadastro de produto como cadastro fiscal. NCM, CFOP, CSOSN e unidade não são detalhe: são o que a Sefaz confere.
• Confira a lista de pendências antes da primeira emissão. Certificado, CNPJ do emitente, natureza de operação e produto cadastrado precisam estar prontos.

Como o InsoftERP ajuda

O InsoftERP mostra o código e a descrição da rejeição na hora, na própria tela da nota — não num registro escondido. O painel lista o que ainda falta configurar antes da primeira emissão, na ordem certa.

E o ambiente de homologação troca numa única tela, para você errar no teste em vez de errar valendo.